Mailstore Mailarchiv Server

mailstoreIn den meisten Firmen ist die E-Mail zum Kommunikationsmittel Nr. 1 geworden. Die Vorteile der Mail gegenüber dem Fax oder dem Brief sind jedem klar und somit ist heute in jeder Firma eine mehr oder weniger automatisierte Verteilung der eingehenden Mails vorhanden. Selten wird dabei aber auch die Konsequenz für die Zukunft richtig beachtet: Wer hat eine gesuchte Mail bekommen? Liegen Mails unter Umständen nur auf den lokalen Arbeitsstationen? Was, wenn eine wichtige Mail gelöscht wurde? Wer darf überhaupt Mails löschen, und wer kontrolliert das?
Die Kommunikation ist sicher eine wesentliche Säule jeder Unternehmung und sollte auch entsprechend beachtet werden.

Mit einer Mail-Archivierungslösung von Mailstore können alle Probleme hinsichtlich Sicherheit, Verfügbarkeit und Einhaltung rechtlicher Vorgaben mit einfachen Mitteln gelöst werden.

Für den Einsatz eines Mail-Archivs sprechen aber noch andere wichtige Anforderungen:

Vereinfachtes Suchen und Finden
Die umfassende Indizierung der Mails und ihrer Anhänge hilft beim sofortigen Wiederfinden der archivierten Mails

Vereinheitlichung der Aufbewahrungszeiten
Durch die intelligente Datenhaltung im Mailstore-Archiv können Sie jederzeit nicht mehr benötigte Quartale aus dem Archiv löschen.

Ressourcensparende Lösung
Ältere Archive können ausgelagert und bei Bedarf wieder eingebunden werden! Der Speicherplatz kann über unterschiedliche Ablagen verteilt werden. Die Daten werden optimal komprimiert.

Freigabe von Leserechten., unabhängig von Mailadressen
Da Mailstore über ein eigenes Berechtigungssystem verfügt, können Mails auch Gruppen oder anderen Mitarbeitern zur Verfügung gestellt werden.

Erfüllung gesetzlicher Anforderungen
Rückwirkend zum 01.07.2011 wurde mit dem Steuervereinfachungsgesetz dem Empfänger eines relevanten Belegs (z.B. einer Rechnung) überantwortet die Authentizität, Integrität und Lesbarkeit des Beleges für den Zeitraum der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht sicherzustellen. Das bedeutet für Sie, dass Sie jede per Mail empfangene Rechnung in Ihrem Ursprung (also als Mail) nachvollziehbar und sicher aufbewahren müssen. Die Ablage einer gedruckten Kopie wurde in der Gesetzgebung ausdrücklich als nicht zulässig erwähnt.

Mailstore Oberfäche

Zugriff auch über das Internet
Durch die Nutzung des umfangreichen Web-Clients können, wenn gewünscht, auch der Außendienst auf archivierte Mails zugreifen. Sogar der Zugriff über Smartphones ist möglich und ermöglicht den schnellen Zugriff auf alle relevanten Informationen von überall.

 

Entlastung des Mailservers
In vielen Firmen wird der Mailserver (meistens Exchange) als Archiv verwendet. Der Microsoft Exchange Server kann sicherlich eine große Menge an Mails verwalten. Allerdings birgt diese Möglichkeit viele Probleme: Der gesamt zur Verfügung stehende Platz für Mails ist begrenzt, das System wird zunehmend langsamer, das Löschen nach Datum ist nur je Postfach möglich, Sicherungen und Wiederherstellungszeiten werden unternehmenskritisch lang.

MSCT_2016
Wir unterstützen Sie mit unserer Erfahrung und unserem Wissen bei der optimalen Strategie bei der Einführung eines Mail – Archivs. Als „Mailstore Certified Archiving Specialist“ haben wir geprüftes und zertifiziertes Wissen das wir gern auch für Ihre Installation des Mailstore Servers einsetzen.